ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом Директора ТОВ «УЛЬТРА ФІНАНС»
Від «25» листопада 2015 року № 4-ПД
Положення про обробку та захист персональних даних
у базах персональних даних
ТОВ «УЛЬТРА ФІНАНС»
1. Загальні вимоги та мета
1.1. Цим Положенням про обробку та захист персональних даних у базах персональних даних (далі – Положення) регулюються відносини, пов’язані із захистом персональних даних під час їх обробки в рамках діяльності ТОВ «УЛЬТРА ФІНАНС» (далі – Товариство).
1.2. Положення дає визначення основним поняттям, що стосуються персональних даних (далі – ПД), містить мету обробки ПД, процедуру обробки ПД, права суб’єктів ПД, порядок захисту ПД, інші вимоги законодавства.
1.3. Положення розроблено відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».
2. Визначення термінів
2.1. У цьому Положенні нижченаведені терміни вживаються в такому значенні:
- база персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
- володілець бази персональних даних - фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
- згода суб'єкта персональних даних - будь-яке добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
- обробка персональних даних - будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
- персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
- розпорядник бази персональних даних - фізична чи юридична особа, якій власником бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані;
- суб'єкт персональних даних - фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
- третя особа - будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника персональних даних та Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, якій володільцем чи розпорядником персональних даних здійснюється передача персональних даних.
3. Перелік баз ПД
3.1. Товариство є власникомнаступних баз ПД: база ПД контрагенти.
4. Мета обробки ПД
4.1. Метою обробки ПД є - зберігання та обслуговування даних контрагентів, відповідно до статей 6, 7 Закону України «Про захист персональних даних»
4.2. Метою обробки ПД є - забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання/супроводження та здійснення розрахунків за послугами, що надаються Товариством.
5. Порядок обробки ПД
5.1. Згода суб’єкта ПД має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її ПД відповідно до сформульованої мети їх обробки. Згода суб’єкта ПД може бути надана у наступних формах:
- документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;
- електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її ПД доцільно засвідчувати електронним підписом суб’єкта ПД;
- відповідний розділ Регламенту надання фінансових кредитів Товариства;
- відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.
5.2. Згода суб’єкта ПД надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
5.3. Повідомлення суб’єкта ПД про включення його ПД до бази ПД, права, визначені Законом України «Про захистперсональнихданих», мету зборуданих та осіб, яким передаються його ПД здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
5.4. Обробка ПД про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.
6. Місцезнаходження бази ПД
6.1. Вказані у розділі 3 цього Положення бази ПД знаходяться за адресою Товариства.
7. Умови розкриття інформації про ПД третім особам.
7.1. Порядок доступу до ПД третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта ПД, наданої володільцю бази ПД на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.
7.2. Доступ до ПД третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.
7.3. Суб’єкт відносин, пов’язаних з ПД, може подати запит щодо доступу (далі — запит) до ПД Товариству.
7.4. У запиті зазначаються:
- прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника);
- найменування, місце знаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника);
- прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
- відомості про базу ПД, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;
- перелік ПД, що запитуються;
- мета запиту.
7.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку Товариство доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволене або відповідні ПД не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
7.6. Усі працівники Товариства зобов’язані додержуватися вимог конфіденційності щодо ПД.
7.7. Відстрочення доступу до ПД третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.
7.8. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.
7.9. У повідомленні про відстрочення зазначаються:
- прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;
- дата відправлення повідомлення;
- причина відстрочення;
- строк, протягом якого буде задоволене запит.
7.10. Відмова у доступі до ПД допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.
7.11. У повідомленні про відмову зазначаються:
- прізвище, ім’я, по батьковіпосадової особи, яка відмовляє у доступі;
- дата відправленняповідомлення;
- причина відмови.
7.12. Рішення про відстрочення або відмову в доступі до ПД може бути оскаржено до уповноваженого державного органу з питань захисту ПД, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту ПД, або до суду.
8. Захист ПД
8.1. Товариство обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
8.2. Відповідальна особа Товариства організовує роботу, пов’язану із захистом ПД при їх обробці, відповіднодо закону. Відповідальна особа визначається наказом директора Товариства. Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом ПД при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.
8.3. Відповідальна особа зобов’язана:
- знати законодавство України в сфері захисту ПД;
- розробити процедури доступу до ПД співробітників відповідно до їхніх службових обов’язків;
- забезпечити виконання співробітниками Товариства вимог законодавства України в сфері захисту ПД та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Товариства щодо обробки і захисту ПД у базах ПД;
- розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту ПД та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Товариства щодо обробки і захисту ПД у базах ПД, який, зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;
- повідомляти директора Товариства про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту ПД та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Товариства щодо обробки і захисту ПД у базах ПД у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
- забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом ПД даних згоди на обробку своїх ПД та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.
8.4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:
- отримувати необхідні документи, у тому числі накази й інші розпорядчі документи, видані директором Товариства, пов’язані із обробкою ПД;
- робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп’ютерних системах;
- брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаної із захистом ПД при їх обробці;
- вносити на розгляд пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процессі обробки ПД;
- одержувати пояснення від працівників Товариства з питань здійснення обробки ПД;
- підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
8.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до ПД у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту ПД та внутрішніх документів, щодо обробки і захисту ПД.
8.6. Працівники, що мають доступ до ПД, у тому числі, здійснюють їх обробку зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб ПД, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням службових обов’язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з ПД, крім випадків, установлених законом.
8.7. Працівники, що мають доступ до ПД, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно законодавства України.
8.8. ПД не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта ПД на обробку цих даних.
9. Права суб’єкта ПД
9.1. Суб’єкт ПД має право:
- знати про місцезнаходження бази ПД, яка містить його ПД, її призначення та найменування, місце знаходження Товариства або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;
- отримувати інформацію про умови надання доступу до ПД, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його ПД, що містяться у відповідній базі ПД;
- на доступ до своїх ПД, що містяться у відповідній базі ПД;
- отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його ПД у відповідній базі ПД, а також отримувати зміст його ПД, які зберігаються;
- пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням протии обробкисвоїх ПД органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом;
- пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх ПД, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
- на захист своїх ПД від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
- звертатися з питань захисту своїх прав щодо ПД до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту ПД;
- застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист ПД.
10. Порядок роботи з запитами суб’єкта ПД
10.1. Суб’єкт ПД має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з ПД, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
10.2. Доступ суб’єкта ПД до даних про себе здійснюється безоплатно.
10.3. Суб’єкт ПД може подавати Товариству запит щодо доступу до ПД.
У запиті зазначаються:
- прізвище, ім’я та по батькові, місцепроживання (місцеперебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта ПД;
- інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта ПД;
- відомості про базу ПД, стосовно якої подається запит;
- перелік ПД, що запитуються.
10.4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.
10.5. Протягом цього строку Товариство доводить до відома суб’єкта ПД, що запит буде задоволено або відповідні ПД не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.
10.6. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.